仕事のスピードがなかなか上がらない・・・
提出期限が迫ってるのにほとんど手をつけられていない・・・
こんな経験はありませんか？
- やりたいことができない
- なぜ効率が悪いのかわからない
- 考え方はわかるけど具体的な進め方がわからない(まとめへスキップ)
- やり方はわかるけどそもそもやる気がでない(まとめへスキップ)
生産性とは？
まず生産性について簡単に説明します。
生産性とは、
勤務時間中にどれだけ効率的に成果を上げられたかです。
では効率的に成果を上げられるとどんなメリットが得られるのでしょうか。
生産性を上げることのメリット
- 時間管理が上手になる
- ワークライフバランスが整う
- 新しいことに時間を使える
3つのメリットは以下の好循環サイクルに当てはめると生産性をあげ続けることができます。
続いて、このようなサイクルを目指すための具体的な取り組み方法について説明していきます。
自分の生産性を上げる方法
小さな改善を繰り返す
どうやったら資料をもっと早く作れるだろう。
ミスしやすいところはどこか、それを防ぐにはどうすればいいか
この工程を削減したらどうだろうか。
など、ミスなく早く仕事を終えるにはどうすればよいかを考える習慣をつけましょう。
他人が気づかないような小さな改善を何度も何度も繰り返すことで生産性の向上につながります。
- 業務手順を変える
- 検索方法を変える、検索サイトを変える
- 説明の仕方を変える
優先順位をつける
優先順位をつけるときは、提出期限だけで考えるのではなく
仕事のボリューム、他のメンバーの予定、緊急度など総合的に考えます。
- 提出ボリュームが大きいものは期限が先でも修正を繰り返す前提で優先的にやる
- 提出ボリューム大きいものはスモールステップを作り、少しずつ進める
- 緊急だけどすぐに対応できないものは、いつ対応する等の内容を先にメール返信する
- チームで仕事をするものは提出期限に余裕があってもメンバーの予定を確認し、優先的に行う
- 自分1人でできることは後回し、5〜10分のボリュームであれば先にサクッと終わらせる
作業構成を決めてから取り組む
資料を作成する際、いきなり書き始めると途中で修正が必要になったとき膨大な時間がかかります。
こういったことを防ぐために、先に枠組みを完成させてから仕上げることをおすすめします。
作成する前に、大枠について上司へ確認しておくと修正の労力が最小限になるよ
他人の良いところを吸収する
仕事ができる人はなぜ生産性が高いのか観察しましょう。
目で見てもわからないところはアドバイスをもらいます。
このとき、どういう順番ですすめているかとその理由、情報収集の検索方法など具体的に質問しましょう。
いつもなぜ？の意識を持つ
いきなり業務の課題や解決策を聞かれて
すぐに答えられる人と答えられない人の違いはなんでしょう。
それは日頃から「なぜ？」の意識をもつことです。
そもそもどういう経緯でこのルールができたのか。
このルールを変えるとどんな不具合が生じるのか。
その上でも変えるメリットはあるのか。
など、課題と改善について考える癖をつけておくと業務スピードがあがります。
100点を目指さない
資料作成は完璧を求めない。
完璧主義の方は難しいかもしれませんが、修正する前提で70〜80点を目指しましょう。
細かいところが気になりだすと止まりません。
どうしても気になる方は一通り完成したあとに行いましょう。
まとめ
今回は個人の生産性を上げる方法について以下の内容を紹介しました。
- さまざまな要素から優先順位を決める
- 作業工程を決めてから取り組む
- まずは真似する
- 疑問を持つ
- 完璧を目指さない
ぜひ、実践できることから試してみてください！
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最後までお付き合いいただきありがとうございました！
